Het protocol is een bijlage bij de toekenningsbrief die de aanvrager getekend (voor gezien en akkoord) retour dient te zenden.

Protocol financiële verantwoording en eindafrekening CFAP-subsidie

1. Het inhoudelijk activiteitenverslag geeft inzicht in de aard, duur en omvang van de in het kader van de subsidiëring verrichte activiteiten, en – waar van toepassing – het (doelgroep)bereik en de gevoerde PR waarin CFAP is meegenomen. Het activiteitenverslag vergelijkt de verrichte activiteiten met de voorgenomen activiteiten in het activiteitenplan.
2. Daarnaast wordt een financieel verslag ingediend over de werkelijke kosten en ontvangen financiering.
3. Bij de inrichting van de financiële projectadministratie van de aanvrager, de verantwoording over de kosten en gerealiseerde financiering achteraf, moeten de definitieve, door CFAP goedgekeurde begroting en het financieringsplan, als referentiekader worden gehanteerd.
4. De administratie moet op overzichtelijke en doelmatige wijze worden gevoerd conform Nederlandse wet- en regelgeving. Daarbij moet een voor CFAP acceptabel administratiesysteem worden gebruikt.
5. De administratie geeft een juist, volledig en actueel beeld van de uitgevoerde activiteit en het functioneren van de aanvrager, sluit op detailniveau aan op de door CFAP goedgekeurde begroting en wordt bij eindafrekening onderbouwd met kopie facturen (hoger dan €250,–) en daarbij behorende betaalbewijzen ter onderbouwing van gemaakte kosten.
6. Het financieel verslag geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de aanwending en de feitelijke besteding van de subsidie door de subsidieontvanger en van de ontvangen financiering van derden.
7. Substantiële wijzigingen ten opzichte van de door CFAP goedgekeurde begroting moeten bij het financieel verslag toegelicht worden.
8. Vertegenwoordigers van CFAP hebben op eerste verzoek inzage in de administratie die betrekking heeft op de activiteit waarvoor de subsidie is verleend. CFAP kan ongelimiteerd steekproeven houden om te controleren of aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen is voldaan.
9. Het bestuur kan de subsidieontvanger verplichten om het financieel verslag te voorzien van een controleverklaring van de accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. In dat geval volgt de accountant het model controleverklaring > hier.